REGLEMENT INTERIEUR DE LA SALLE DES FÊTES

ARTICLE 1 : Location - Mise à disposition

La salle des fêtes d’ESPIET peut être louée sur réservation aux particuliers résidant à ESPIET et associations extérieures à la commune selon les tarifs de location établis par délibération.

Elle peut être mise gratuitement à disposition des associations communales sur réservation.

La réservation de la salle comprend la totalité du local.

La signature d'un contrat de location par le particulier locataire défalque la commune de toute responsabilité au niveau de l'utilisation des locaux.

ARTICLE 2 : Conditions de réservation

Les demandes de réservation doivent être faites auprès de la mairie au moins 15 jours avant la date de réservation souhaitée. La mairie se réserve le droit de louer ou non la salle en fonction des dates et demandes.

La salle ne sera pas louée ni utilisée exclusivement par des mineurs. L'utilisation de la salle par des mineurs aura pour impératif de nommer une personne majeure responsable de la soirée.

Une attestation d’assurance responsabilité civile devra être fournie avant utilisation.

Deux chèques de caution d'un montant de 250 € (pour le ménage mal ou pas fait) et 300 € (en cas de dégradation) seront demandés lors de la remise des clefs, Le règlement de la location sera effectué directement auprès du Trésor Public par virement ou envoie d'un chèque.

En cas de dégradations d'un montant inférieur à 300 €, les locataires s'engagent à régler le montant exact des réparations sur présentation de facture. Le chèque de caution leur sera alors restitué. Si les dommages viennent à dépasser le montant provisionné, les locataires s'engagent à régler le surcoût sur présentation de facture.

Les associations communales devront effectuer un chèque de caution de 100 € et s'engageront à supporter les frais d'éventuelles dégradations.

Pour les particuliers, les clefs devront impérativement être rendues à M. ELIES ou M. GENISSON en fonction de leurs disponibilités. 

ARTICLE 3 : Taux d'Occupation
Le nombre de places assises est limité à 200 personnes.

ARTICLE 4 : Annulation de Réservation
Monsieur Le Maire peut, à tout moment, être amené à annuler une manifestation en cas de force majeure. Il doit prévenir le locataire dans les meilleurs délais. Le locataire ne peut demander d'indemnités à cette occasion.

Le locataire peut être lui aussi amené à annuler sa manifestation.

Il devra prévenir la mairie par tous moyens au moins 5 jours avant la date réservée sauf cas de force majeure ou d’intempérie. Le règlement de la location ne lui sera pas remboursé (sauf en cas de maladie ou décès dans la famille) Un justificatif devra être apporté à la mairie.

ARTICLE 5 : Types de manifestation
La salle des fêtes pourra accueillir les manifestations suivantes : Soirée dansante, Réunion,
Quine, Repas, Colloques etc... En règle générale, la pratique du sport n'est pas autorisée, sauf dans le cadre d'une dérogation exceptionnelle encadrée par convention.
Il est interdit d'utiliser la salle des fêtes au titre de dortoir.

ARTICLE 6 : Conditions de sécurité
Les conditions de sécurité devront être respectées :
- Veiller à préserver l'accès et l'ouverture des portes de sécurité vers l'extérieur pendant la manifestation ;
- Avant l'arrivée du public, s'assurer du bon fonctionnement des dispositifs de sécurité ;
Toute modification des installations électriques et autres équipements (gaz, eau, téléphone) sont également interdites.

Les enfants présents pendant les manifestations sont placés sous la surveillance de leurs parents.

Se conformer aux consignes de sécurité apposées dans la cuisine.

Ne pas déposer d’objet devant les portes qui puisse gêner l’utilisation des issues de secours ; ne pas stationner de véhicule devant les issues de secours. Un accès devra être laissé aux véhicules de secours.

En cas de nécessité, vous pouvez contacter l'agent municipal M. DUTEL Alexandre au 06 30 11 69 05.  

Un téléphone d’urgence est à votre disposition en cas d’accident, de feu ou d’un autre problème. Il se trouve à l’entrée de la salle. Vous pourrez composer uniquement les numéros suivants : SAMU au 15, GENDARMERIE au 17, POMPIERS au 18

ARTICLE 7 : Niveau Sonore
La présence de voisinage à proximité de la salle devra être prise en compte. Le niveau sonore de la manifestation devra être modéré en conséquence.
Conformément au Code Pénal et à l'article L2212-2 du Code Général des Collectivités Territoriales, le locataire devra respecter la tranquillité des voisins sous peine de contravention.

Les organisateurs veilleront à ce qu’il n’y ait pas de bruits intempestifs aux abords de la salle : cris, pétards, chahuts, klaxons…En cas de plaintes, ils seront tenus pour responsables et la location de la salle pourra leur être refusée.
Toute dérogation à cette règle devra faire l'objet d'une demande préalable en mairie.

ARTICLE 8 : Utilisation de la cuisine

La cuisine n’est pas un lieu de fabrication, aussi, pour un repas, une copie de l’agrément du traiteur vous sera demandée, et en l’absence de traiteur, une décharge devra être signée par l’utilisateur.

ARTICLE 9 : Nettoyage des Locaux
Les locaux, le mobilier et les alentours de la salle des fêtes devront être remis en état avant de rendre les clefs. Le nettoyage comprend :
- Balayage et nettoyage des sols :
- De la salle,
- De la cuisine,
- Du coin toilette.
- Nettoyage et rangement du mobilier (correctement sur les supports), si ce matériel n’est pas nettoyé correctement, la caution de 100 € sera encaissée.
- Arrêt du chauffage, eau, électricité, et gaz (attention de ne pas toucher aux interrupteurs de la cuisine qui risquent de ne plus alimenter les réfrigérateurs et congélateurs).
- Les alentours de la salle (extérieurs) devront être laissés en état de propreté, les canettes verres ou autres, ramassées. Veillez à ce que vos convives ne jettent pas leurs mégots de cigarettes ailleurs que dans les cendriers et dans le cas contraire ramassez-les.
- Les déchets devront être déposés dans les containers prévus à cet effet. Attention à ne pas mélanger le verre, les ordures ménagères et les containers de tri sélectif.

ARTICLE 10 : Parking
Le parking est mis à disposition aux mêmes dates et heures que la manifestation.

ARTICLE 11 : Matériel
Les chaises et les tables seront mises à disposition du locataire.

Un inventaire sera établi avec les services de la mairie à la prise en charge et au retour des clefs. Les accessoires manquants seront refacturés à prix coûtant de rachat.

ARTICLE 12 : Remise des Clefs
Quand le locataire ou l'association prendra les clefs, un état des lieux intérieur et extérieur ainsi que la vérification du matériel mis à disposition sera effectué par les deux parties. Les clefs devront impérativement être remises à la mairie au plus tard le lundi matin avant 12 H.